トランザクションが少ない小規模ビジネスの場合、経験豊富なビジネスオーナーはExcelを会計ソフトウェアの代わりとして使用できます。 Excelには、総勘定元帳の作成と保守に必要なすべてのツールがありますが、基本的な会計と詳細への注意をしっかりと理解する必要があります。 準備ができているか、会計ソフトウェアに投資するリソースがあるかどうかわからないビジネスオーナーにとって、会計ソフトウェアが購入されるまでExcelは会計記録を保持するのに適した場所です。
Excelを総勘定元帳として使用する
簡単な記録管理設定では、最初に取引日、取引の説明、および請求書や小切手番号などの参照番号の列を含める必要があります。 次の列には、その年に使用される各アカウントがリストされます。 後で戻って変更を加えることは難しいため、慎重に考えてアカウントを選択する必要があります。 リストの最初の勘定は、左から右へ、収益で始まり費用で終わる損益計算書勘定でなければなりません。 次は資産勘定科目、次に負債勘定科目、最後に持分勘定科目です。
総勘定元帳は、複式簿記を使用して会社のすべてのトランザクションを追跡します。Excelを総勘定元帳として使用する前に、この概念をしっかり理解することが重要です。
複式簿記とは何ですか？
これが新しい会社である場合、最初の取引はおそらく会社に投資された株式になります。 例として、ジェーンという名前の起業家が機械工場を開くことにしたとしましょう。 彼女は、ビジネスを開始するための貯金から75万ドルを受け取り、その資金でビジネス当座預金口座を開設します。
複式簿記の概念を使用して、ジェーンは、この取引が会社の現金口座（借方記入）を増やし、所有者の資本勘定（貸方記入）の増加によって相殺されることを知っています。 このExcelシステムでは、すべての借方記入は正の値として記録され、すべての貸方記入は負の値で記録される必要があります。
この例では、ジェーンはスプレッドシートの最初の行に取引日と「資本投資」などの説明を入力する必要があります。 次に、スプレッドシートの「現金」アカウント列に正の750, 000ドルのエントリを、スプレッドシートの「所有者持分」アカウント列に負の750, 000ドルのエントリを入力します。 数値を検証するには、JaneはSum式を使用して、各行のすべてのエントリが合計してゼロドルになるようにします。
そこから、ジェーンは各取引の行を入力し続けます。 会社の現金で機器を購入すると、ジェーンは取引を入力して、「機器」アカウント列に借方または正のエントリを表示し、「現金」アカウント列にクレジットまたは負のエントリを表示します。 彼女が機械加工サービスを顧客に販売する場合、彼女は「収益」アカウントにクレジットを記録し、「株式」アカウントに借方を記録します。
最後に、各アカウント列の合計をスプレッドシートの下部で合計する必要があります。 すべての所得勘定の合計を合計して、現在の純利益を計算できます。 他の列は、たとえば、総資産、総負債、総資本などの計算に必要に応じて構成できます。
