私たち全員が非常に多くの紙で攻撃されているので、時々それを通り抜けるのは難しいかもしれません。 収集するジャンクメール、領収書、および財務書類の間で、本当に必要とは思わない書類を保管するのは少しばかげているように思えるかもしれません。 そして、オンラインバンキングへの移行を考えると、記録保持の古い靴箱システムを放棄する時ではないでしょうか。
古いファイリングシステムは必要ないかもしれませんが、実際には古い銀行の明細書が必要になる場合があります。 これらのステートメントは、銀行口座内で行われるアクティビティ、つまり、小切手、普通預金、または金融機関で保持されているその他の種類のアカウントを表します。 ステートメントを保持する必要がある期間とその理由の詳細をお読みください。
重要なポイント
- 銀行取引明細書は、ハードコピーまたは電子形式で1年間保管し、その後シュレッドすることができます。 銀行取引明細書の保管は、借方と貸方の活動を確認し、個人情報の盗難から保護し、収入を証明するのに理想的です。 銀行は、顧客が少なくとも1年間オンラインで銀行取引明細書にアクセスできるようにします。
声明はどのくらいの期間保持する必要がありますか？
ステートメントを保持する理由
購入、請求書の支払い、および給与の入金の記録がある以外に、古い銀行の明細書を保持することには多くの利点があります。 個人情報の盗難やデビットカード詐欺の事例については、銀行口座の活動を定期的に確認する必要があります。 文を保持することにより、損害を回復するために使用できる違法行為の検証が提供されます。
銀行取引明細書を使用して、税務申告に必要な慈善寄付や事業費などの収入と取引活動を確認することもできます。 大量の購入または支払いを確認する銀行口座明細書も保管する価値があります。 アカウントの記録と照合したら、現金自動預け払い機（ATM）の領収書を細断処理できます。 同様に、取引が月次明細書で確認されると、入出金伝票を細断処理できます。
オンラインとハードコピーの声明
オンラインで口座情報を入手できることを考えると、銀行取引明細書のハードコピーを維持することは、過去に比べて必要性が少なくなります。 多くの銀行や金融機関は、オンラインバンキングプラットフォームからアクセスできる5年以上の月次顧客ステートメントをオンラインで維持しています。 詳細な明細書は簡単に印刷できる形式で提供されることが多く、要約された取引情報は無料でダウンロードできます。
また、数年前に銀行からハードコピー明細を入手できる場合もあります。 一部の銀行は、支店レベルでは実行できないため、このサービスの検索および/または印刷料金を請求します。 代わりに、古いステートメントが印刷され、バックオフィスで準備されます。
安全のため、ハードコピーの銀行取引明細書は安全な場所にある耐火金庫に保管するのが最善です。 電子ステートメントは、パスワードで保護されたファイルで管理する必要があります。
ハードコピー文は、簡単にアクセスできる安全で耐火性の場所に保管する必要があります。
ドキュメントの細断
非常に多くの異なるドキュメントには異なる廃棄要件があるため、銀行の明細書を含め、すべてを永久に保管する方が簡単なように思えるかもしれません。 ただし、主にID泥棒がそれらを手に入れる可能性があるため、一部のドキュメントを無期限に保持することはベストプラクティスではありません。
一定期間後に細断する必要があるその他のドキュメントには、次のものがあります。
- クレジットカードの明細書：税金関連の費用が含まれていない限り、60日間保管してください。 これらの場合、それらを7年間保持します。 Pay Stubs： W-2に合わせて、細断します。 光熱費：最大1年間それらを保持します。 納税申告書と納税証明書：税関連のクレジットカードの明細書と同様に、これらを7年間ファイルに保管します。 住宅保険および自動車保険のポリシー：新しいポリシーを受け取ったら、古いものを細断処理します。 住宅ローンの声明と住宅改善：あなたが家を売るときにこれらを細断します。
ドキュメントを細断処理する方法
銀行取引明細書を破棄する準備ができたら、実際にそれらを細断するようにしてください。 それらを半分に引き裂くだけで、個人情報窃盗犯が個人情報をつなぎ合わせるのを止めることはできません。 あなたがシュレッダーを持っている場合、あなたはこれを自分で世話することができます。 そうでない場合、特に大量のドキュメントがある場合は、サービスを雇う必要があります。 また、銀行に確認してください。 多くは、無料でシュレッドサービスを顧客に提供します。
