多くの企業は何らかの形の適格退職プランを提供しており、その際、1974年従業員退職所得保障法（ERISA）のガバナンスガイドラインに該当します。 ERISAは、退職および福利厚生計画に参加する民間企業の従業員を保護するために設計されたガイドラインと最小基準を確立しています。 ERISAに完全に準拠していない適格退職プランを管理している企業は、費用のかかる罰則の対象となる可能性があります。
従業員の退職プランが将来の退職所得を提供するか、従業員が退職のために収入を繰り延べることを許可する場合、それはERISAプランです。 これらのERISAプランのメリットを提供する雇用主として、あなたはERISAによって、これらのプランを管理する責任を負う指名された受託者であるとみなされます。
ERISAに準拠する
ERISAコンプライアンス要件を満たすことは、過度の負担になる必要はありません。 多くの要件がありますが、優れたサードパーティ管理者（TPA）が多くの負担を負います。 要件の多くはカレンダー駆動型であり、特定の期限までにファイリングフォームが必要です。 これらの期限は、TPAまたは人事担当者が管理できる1つのチェックリストを形成します。 その他の要件は、状況に応じてアドホックベースで満たされる必要があります。
ERISAカレンダーチェックリスト
401（k）計画の管理には、年間スケジュールに従って特定のERISAコンプライアンスタスクを実行することが含まれます。 これらは、ほとんどの企業のチェックリストの一部である最も一般的なタスクです。
計画年度の第1四半期：第4四半期の福利厚生ステートメントを提供して、計画の参加者に、四半期の終了後45日以内に提供してください。 前年にカウントされる税控除のために前年度の雇用者の拠出を行います。
第2四半期：計画の参加者に第1四半期の特典ステートメントを提供します。 IRCセクション402（g）の制限を超えて2015年に行われた過剰な延期を分配します。 前年に70½歳になる計画参加者については、初年度の必須最小分布（RMD）を配布します。
第3四半期：第2四半期の特典ステートメントを提供します。 前年の場合はフォーム5500を、2.5か月の延長の場合はフォーム5558をファイルします。 前年中に計画文書が変更された場合は、計画の参加者に新しい概要計画の説明を配布します。 参加者を計画するために、前年の要約年次報告書を配布します。
第4四半期：第3四半期の福利厚生ステートメントを提供します。 セーフハーバー401（k）プランの分割払いまたは変更、適格なデフォルト投資代替案（QDIA）、または自動登録など、該当する通知を参加者に送信します。 ADP / ACPテストの失敗を修正し、10％の物品税を支払います。
継続的なERISA要件
一部のERISA要件は、計画管理の一環として継続的に発生するか、発生によってトリガーされます。
計画文書の遵守：計画管理者が計画文書の条件を継続的に遵守するようにします。 IRSは、計画文書の条件に厳密に従わなかった場合、運用上の欠陥と見なします。これは、修正されない場合、計画の失格となる可能性があります。
年次参加者費用の開示：すべての計画対象従業員、解雇された従業員、および口座残高を持つ受益者は、12か月ごとに参加者費用の開示を受け取る必要があります。
計画変更の通知：参加者は、計画の変更について、変更の発効日の30〜90日前に通知する必要があります。
登録の機会：計画年齢とサービス要件を満たしたすべての従業員に登録の機会を与える必要があります。 必要なすべてのフォームと指示とともに、概要計画の説明と該当する参加者の通知を受け取る必要があります。
ローンのコンプライアンス：計画のポリシー条件と借り手の約束手形に従って、未払いのローンが返済されていることを確認します。
タイムリーな預金：従業員の繰延金とローンの支払いは、通常、給与税の預金と同時に定刻に預けられます。
四半期ごとのハウスキーピングの実施：退職した従業員の少額の口座残高を引き出します。 ローンのデフォルトを処理し、未割り当ての失効を使用します。
これらの要件のほとんどはTPAで管理できますが、雇用主計画のスポンサーには、それらが満たされ、正しく実行されることを保証する受託者義務があります。
