会計情報システムの紹介– ais

目次

• 1. AISの人々
• 2.手順と指示
• 3. AISデータ
• 4. AISソフトウェア
• 5. ITインフラストラクチャ
• 6.内部統制
• AISが実際にどのように機能するか
• ボトムライン

会計情報システム（AIS）とは、会計士、コンサルタント、ビジネスアナリスト、マネージャー、最高財務責任者（CFO）が使用できるように、企業が財務データを収集、保存、管理、処理、取得、報告するために使用する構造です。 、監査人、規制当局、税務機関。

特別な訓練を受けた会計士は、AISと綿密に連携して、企業の金融取引と記録管理の最高レベルの精度を確保し、正当にアクセスする必要のある人が金融データを簡単に利用できるようにします。 。

会計情報システムは、一般に、人、手順と指示、データ、ソフトウェア、情報技術インフラストラクチャ、および内部統制の6つの主要コンポーネントで構成されています。 各コンポーネントを詳細に見てみましょう。

会計情報システムの紹介

1. AISの人々

AISの人々は、単にシステムユーザーです。 組織のAISを使用する必要のある専門家には、会計士、コンサルタント、ビジネスアナリスト、マネージャー、最高財務責任者、監査人が含まれます。 AISは、企業内のさまざまな部門が連携するのに役立ちます。

たとえば、経営陣は販売目標を設定し、スタッフはその目標に対して適切な量の在庫を注文できます。 在庫注文は、経理部に新しい買掛金を通知します。 販売が行われると、営業担当者は顧客の注文を入力し、経理部門は顧客に請求書を送り、倉庫は注文を組み立て、出荷部門はそれを発送し、会計部門は新しい売掛金の通知を受けます。 顧客サービス部門は顧客の出荷を追跡でき、システムは管理用の販売レポートを作成できます。 管理者は、在庫コスト、送料、製造コストなども確認できます。

適切に設計されたAISを使用すると、許可された組織内の全員が同じシステムにアクセスして同じ情報を取得できます。 AISは、必要に応じて、組織外の人々への情報の取得も簡素化します。

たとえば、コンサルタントはAISの情報を使用して、コストデータ、販売データ、収益を調べることにより、会社の価格構造の有効性を分析できます。 また、監査人はこのデータを使用して、会社の内部統制、財務状況、SOX法（SOX）のコンプライアンスを評価できます。

AISは、それを使用する人々のニーズを満たすように設計する必要があります。 また、システムは使いやすく、効率を低下させるのではなく改善する必要があります。

2.手順と指示

AISの手順と指示は、データの収集、保存、取得、処理に使用する方法です。 これらの方法は、手動と自動の両方です。 データは、内部ソース（従業員など）と外部ソース（顧客のオンライン注文など）の両方から取得できます。 手順と指示はAISソフトウェアにコーディングされます。また、ドキュメントとトレーニングを通じて従業員に「コーディング」する必要があります。 効果的であるためには、手順と指示に一貫して従わなければなりません。

3. AISデータ

情報を保存するには、AISには、データベースで一般的に使用されるコンピューター言語である構造化照会言語（SQL）などのデータベース構造が必要です。 AISには、さまざまなタイプのシステムユーザーとデータ入力用のさまざまな入力画面、およびさまざまなユーザーとさまざまな種類の情報のニーズを満たすためのさまざまな出力形式も必要です。

AISに含まれるデータは、組織のビジネス慣行に関連するすべての財務情報です。 会社の財務に影響を与えるビジネスデータはすべてAISに入力する必要があります。

AISに含まれるデータのタイプはビジネスの性質によって異なりますが、次のもので構成されます。

• 販売注文顧客の請求明細書販売分析レポート購入要求書ベンダー請求書チェックレジスター在庫データ給与計算情報タイムキーピング税情報

その後、このデータを使用して、売掛金の経過期間、減価償却/償却スケジュール、試算表、損益などの会計報告書を作成できます。 このすべてのデータを1か所（AIS）に保持することで、ビジネスの記録管理、レポート、分析、監査、および意思決定のアクティビティが容易になります。 データが有用であるためには、完全で正確で関連性が高い必要があります。

一方、AISに入らないデータの例には、メモ、通信、プレゼンテーション、マニュアルが含まれます。 これらの文書は、会社の財務と正接関係にある可能性がありますが、標準的な脚注を除き、実際には会社の財務記録管理の一部ではありません。

4. AISソフトウェア

AISのソフトウェアコンポーネントは、会社の財務データの保存、取得、処理、および分析に使用されるコンピュータープログラムです。 コンピューターが登場する前は、AISは手動の紙ベースのシステムでしたが、今日ではほとんどの企業がコンピューターソフトウェアをAISの基盤として使用しています。 中小企業は、IntuitのQuickbooksまたはSageのSage 50 Accountingを使用できますが、他にもあります。 中小企業では、SAPのBusiness Oneを使用する場合があります。 中規模および大企業では、MicrosoftのDynamics GP、Sage GroupのMAS 90またはMAS 200、OracleのPeopleSoftまたはEpicor Financial Managementを使用できます。

品質、信頼性、およびセキュリティは、効果的なAISソフトウェアの重要なコンポーネントです。 マネージャーは会社が決定するために出力する情報に依存しており、健全な決定を下すために高品質の情報が必要です。

AISソフトウェアプログラムは、さまざまなタイプの企業の固有のニーズに合わせてカスタマイズできます。 既存のプログラムが企業のニーズを満たしていない場合、ソフトウェアはエンドユーザーから多くの情報を得て社内で開発することも、組織専用のサードパーティ企業によって開発することもできます。 このシステムは専門の会社に外注することもできます。

上場企業の場合、企業がどのソフトウェアプログラムやカスタマイズオプションを選択しても、サーベンスオクスリーの規制がAISの構造をある程度決定します。 これは、SOX規制が公開企業が遵守しなければならない内部統制と監査手順を確立しているためです。

5. ITインフラストラクチャ

情報技術インフラストラクチャは、会計情報システムを操作するために使用されるハードウェアの単なる空想的な名前です。 コンピュータ、モバイルデバイス、サーバー、プリンター、サージプロテクター、ルーター、ストレージメディア、および場合によってはバックアップ電源など、ビジネスに必要なハードウェアアイテムのほとんど。 コストに加えて、ハードウェアを選択する際に考慮すべき要素には、速度、ストレージ機能、および拡張およびアップグレードできるかどうかが含まれます。

おそらく最も重要なことは、AIS用に選択されたハードウェアは、目的のソフトウェアと互換性がある必要があります。 理想的には、互換性があるだけでなく、最適です。不格好なシステムは、スピーディなシステムよりも役に立たないでしょう。 企業がハードウェアとソフトウェアの互換性要件を簡単に満たす方法の1つは、ビジネスに必要なハードウェアとソフトウェアの両方を含むターンキーシステムを購入することです。 ターンキーシステムの購入とは、理論的には、企業がAISに最適なハードウェアとソフトウェアの組み合わせを取得することを意味します。

優れたAISには、ハードウェアシステムのコンポーネントの保守、サービス、交換、アップグレードの計画、および壊れた古いハードウェアを廃棄して機密データを完全に破棄する計画も含める必要があります。

6.内部統制

AISの内部統制は、機密データを保護するために含まれるセキュリティ対策です。 これらは、パスワードのような単純なものでも、生体認証のような複雑なものでもかまいません。 AISには、不正なコンピューターアクセスから保護し、社内の一部のユーザーを含む許可されたユーザーへのアクセスを制限するための内部制御が必要です。 また、システムの選択した部分のみにアクセスすることを許可されている個人による不正なファイルアクセスを防止する必要があります。

AISには、会社だけでなく、従業員や顧客にも属する機密情報が含まれています。 このデータには、社会保障番号、給与情報、クレジットカード番号などが含まれる場合があります。 AISのすべてのデータを暗号化し、システムへのアクセスをログに記録して監視する必要があります。 システムアクティビティも追跡可能である必要があります。

AISには、コンピューターウイルス、ハッカー、およびネットワークセキュリティに対するその他の内部および外部の脅威から保護する内部制御も必要です。 また、データ損失を引き起こす可能性のある自然災害や電力サージから保護する必要があります。

AISが実際にどのように機能するか

適切に設計されたAISにより、ビジネスが日々円滑に運営されたり、システムの設計が不十分な場合に業務が妨げられたりすることがわかりました。 AISの3番目の使用法は、ビジネスで問題が発生した場合、AISのデータを使用して、何がうまくいかなかったのかを明らかにできることです。

WorldComとLehman Brothersの事例は2つの例を示しています。

2002年に、ワールドコムの内部監査人であるユージンモールスとシンシアクーパーは、会社のAISを使用して、40億ドルの不正な経費配分およびその他の会計エントリを発見しました。 彼らの調査は、CFO Scott Sullivanの廃止と、企業の内部財務管理と手続きを規制するSarbanes-Oxley Actのセクション404の新しい法律につながりました。

リーマンの崩壊の原因を調査するとき、AISおよびその他のデータシステムのレビューは、文書の収集とレビュー、および証人のインタビューとともに重要な要素でした。 2, 200ページの9巻審査官の報告書によると、会社の失敗の原因の調査には、「リーマンの運用、取引、評価、財務、会計、およびその他のデータシステムの広範な調査とレビューが必要でした」。

リーマンのシステムは、AISをどのように構成すべきで ない かの例を示して い ます。 審査官のアントンR.バルカスのレポートは、「破産申請の時点で、リーマンは2, 600以上のソフトウェアシステムとアプリケーションのパッチワークを維持していました。リーマンのシステムの多くは不可解で、時代遅れで、非標準でした。」

審査官は、最も関連性が高いと思われる96のシステムに注力することにしました。 この試験では、システムの使用方法を学ぶためだけに、トレーニング、研究、試行錯誤が必要でした。

Valukasの報告書は、「リーマンのシステムは高度に相互依存していましたが、それらの関係は解読するのが難しく、十分に文書化されていませんでした。

ボトムライン

AISの6つのコンポーネントはすべて連携して、主要な従業員が財務データを収集、保存、管理、処理、取得、およびレポートするのに役立ちます。 効率的かつ正確な、十分に開発され維持されている会計情報システムを持つことは、ビジネスの成功に不可欠な要素です。