W-9フォームとは何ですか？
W-9フォームは、内国歳入庁（IRS）の税務フォームであり、雇用またはその他の収入を生み出す目的で個人の名前、住所、納税者識別番号（TIN）を確認するために使用されます。 確認は、米国市民として定義された個人または居住外国人として定義された個人のいずれかに対して要求できます。
W-9フォームは、納税者識別番号と認証フォームのリクエストとしても知られています。
W-9フォームの基本
W-9フォームは、情報提供のみを目的とした正式な書面によるリクエストであり、個人の納税者識別番号（TIN）を確認する目的でのみ使用されます。 フォーム1099などの情報文書をIRSに提出する必要がある事業体は、正しいTINを取得して、連邦税申告または課税所得に影響する可能性のある収益または損失を報告する必要があります。 ほとんどの個人にとって、TINは社会保障番号（SSN）です。
W-9は、従業員が直接雇用主に提供するW-4フォームとは異なります。W-9は、納税額の源泉徴収を本質的に手配しません。 納税者が予備源泉徴収の対象でない限り、提供されたW-9に関連する利益に基づいて必要な税金は、文書に記載されているTIN保有者の責任です。 バックアップ源泉徴収が必要な場合は、W-9に注意して、情報を受け取った事業体に適切に源泉徴収の必要性を通知する必要があります。
重要なポイント
- W-9は、雇用者またはその他の組織が所得を受け取る個人の名前、住所、納税者番号を確認するためにIRSが提供する公式フォームです。W-9フォームから取得した情報は、多くの場合、1099 W-9フォームで企業が収集した情報は、厳格なプライバシー規制の下で、他の目的で開示することはできません。
W-9情報の使用
W-9フォームで取得した情報は、ほとんどの場合、フォーム1099のバージョンを作成するために使用されます。フォーム1099には、通常W-2にリストされないTIN保有者が受け取った収入に関する情報が含まれます。 。 これには、契約の一部として個人に支払われる収入が含まれますが、これに限定されません。 特定の不動産取引; 個人が支払った住宅ローンの利息。 投資に対して支払われる配当。 その他のさまざまな金融取引。
IRSは、米国市民または居住外国人として定義されていない人に、W-9フォームの代わりに適切なW-8フォームを使用することを要求しています。
フォーム1099は、2018年の時点で600ドルに設定されている最小収入のしきい値に達した場合にのみ発行する必要があります。
従業員は特定の個人情報を雇用主に提供することが法的に義務付けられていますが、従業員のプライバシーは法律によって保護されています。 従業員の個人情報を不正に開示した雇用主は、民事および刑事訴追の対象となる場合があります。
ステップバイステップの道順
フォームW-9は、記入が最も簡単なIRSフォームの1つですが、納税フォームが不安になっても心配する必要はありません。 それを完了するための適切な方法を説明します。
ステップ1：納税申告書に示されているとおりに名前を入力します。 簡単ですね。
ステップ2：ステップ1で入力した名前と異なる場合は、ビジネス名または「無視されたエンティティ」名を入力します。たとえば、個人事業主である場合がありますが、マーケティング目的では、個人名を自分の名前として使用しないでください商号; 代わりに、あなたは他の名前で「ビジネスをしています」。 ここにその名前を入力します。 無視されたエンティティ部分に関しては、それが何であるかわからなければ、おそらくあなたはそうではありません。 無視される最も一般的なエンティティタイプは、単一メンバーの有限責任会社です。 個人事業主とS社は、決して無視される事業体として分類されません。
ステップ3：連邦税の分類について、あなたはどのような種類の事業体ですか：個人事業主、パートナーシップ、C社、S社、信託/不動産、有限責任会社、または「その他」。 適切なボックスをチェックします。 よくわからない場合は、おそらくあなたが唯一の所有者です。他のエンティティの1つになるには、多くの書類を提出する必要があったからです。
ステップ4：免除。 これらのボックスを空白のままにする可能性があります。 いくつかの例外があります。
- （ほとんどの場合）企業など、バックアップ源泉徴収を免除されている受取人は、「免除受取人コード」ボックスにコードを入力する必要があります。 フォームW-9の指示には、免除される受取人とそのコード、およびこれらのコードを使用する支払いの種類が記載されています。 たとえば、利息の受け取りや配当の支払いのためにW-9に記入する企業は、コード「5」を入力します。外国口座税務コンプライアンス法（FATCA）に基づく報告を免除された支払者は、 FATCAレポートコードの免除」ボックス。 これらのボックスはいずれも、一般的な独立請負業者やフリーランサーには適用されません。
ステップ5：住所、都市、州、郵便番号を入力します。 自宅の住所が勤務先の住所と異なる場合はどうなりますか？ フォームW-9でどの住所を提供する必要がありますか？ 納税申告書で使用する住所を使用してください。 たとえば、オフィススペースを借りる個人事業主であるが、自宅の住所を使用して納税申告書を提出する場合は、フォームW-9に自宅の住所を入力して、1099と1040のフォームを照合する際に問題が発生しないようにします。 。
ステップ6：このオプションのステップでは、リクエスターの名前とアドレスを提供できます。 このボックスに記入して、納税者番号を提供した人の記録を残すことをお勧めします。
ステップ7： IRSはこのセクションをパートIと呼びます。これにより、今完了したこれらのすべてのステップが何であったかを疑問視する必要があります。 ここでは、事業の納税者番号を提供する必要があります。これは、個人事業主の場合は個人の社会保障番号（SSN）であり、別の種類の事業の場合は雇用者識別番号（EIN）です。 現在、一部の個人事業主にもEINがありますが、IRSは個人事業主がフォームW-9でSSNを使用することを好みます。 繰り返しますが、そうすることで、受け取った1099を納税申告書と照合しやすくなります。納税申告書はSSNに登録します。
あなたのビジネスが新しく、EINがない場合はどうなりますか？ それでもフォームW-9に記入できます。 IRSは、番号を申請し、TINのスペースに「申請済み」と記入する必要があると述べています。 この番号をできるだけ早く取得することをお勧めします。取得するまで、バックアップ源泉徴収の対象になるためです。 IRSのWebサイトでEINを申請できます。 バックアップ源泉徴収の詳細については、ステップ8、パートIIの以下の手順を参照してください。
ステップ8：パートIIでは、フォームW-9に署名する前に、すべての情報の真実性を証明する必要があります。 意図的に納税申告書の上に横たわると、罰金を支払うか、刑務所に行く必要があります。 IRSは混乱しません。 フォームW-9に署名する前に、偽証罪のペナルティの下で真実であると証明する必要がある声明を以下に示します。
- 「借りた」、盗まれた、または構成された納税者番号を使用することを考えていた場合は、誓約する前によく考えてください。
- ほとんどの納税者は予備源泉徴収を免除されています。 ここでIRSが何について話しているのかわからない場合は、おそらく免除されています。 免除されていない場合は、IRSから通知されます。28％の定額で所得税を源泉徴収し、IRSに送信する必要があるので、あなたが支払う会社は知る必要があります。 ちなみに、納税申告書をcheさないもう1つの正当な理由がわかりました。将来のクライアントにそれについて話さなければならないかもしれません。 項目（c）は基本的に、あなたがかつてバックアップ源泉徴収の対象になったが、もうそれ以上ではない場合、誰も知る必要がないと言っています。
- あなたが居住外国人なら、あなたは明確です。 IRSはまた、以下を「米国人」とみなします。米国または米国の法律に基づいて設立または組織されたパートナーシップ、企業、会社、または協会。 国内の不動産; そして国内の信頼。 あなたのビジネスが外国のパートナーとのパートナーシップである場合、特別な規則が適用されます。 W-9を作成する手順でそれらについて読んでください。 米国市民でない場合は、代わりにフォームW-8またはフォーム8233に記入する必要があります。
- おそらく、これについて心配する必要はないでしょう。これは、外国口座税務コンプライアンス法に関係しています。
署名する前にもう少しポイント
フォームW-9は、あなたが納税申告書のすべての利子と配当を報告しなかったため、現在、源泉徴収の対象となっていることをIRSから通知された場合、上記の項目2を取り消します。
不動産取引に関連してフォームW-9に記入する場合は、アイテム2を消すことができます。 この場合、項目2は適用されないため、バックアップ源泉徴収の対象となるかどうかは関係ありません。
さて、W-9の指示の細字部分を注意深く読むと、ほとんどの人がこのフォームに署名する必要がないことを示しているようです。 通常、間違ったTINを提供したことがIRSから通知された場合にのみ、署名する必要があります。 ただし、技術的なことは別として、フォームW-9に記入するように依頼した人は、署名していない場合はおそらく不完全または無効であると見なし、それ以外の場合はそれらを納得させようとします。
フォームを返す
記入済みのフォームW-9を記入するよう依頼されたビジネスに返送してください。 理想的には、個人情報の盗難への露出を制限するために、直接届けるでしょうが、この方法はしばしば実用的ではありません。 メールは比較的安全と見なされます。 フォームを電子メールで送信する必要がある場合は、文書と電子メールメッセージの両方を暗号化し、メッセージを送信する前に受信者の正しい電子メールアドレスがあることをトリプルチェックする必要があります。 これを行うために無料のサービスをオンラインで利用できますが、ドキュメントを信頼する前に評判を確認してください。 （関連資料については、「W-9フォームの目的」を参照してください）
