納税申告書を提出したら、おそらくすべての書類（W-2、1099など）を保持したり、税金について考えたりする気にならないでしょう。 しかし、無期限に保持したい文書がいくつかあります。 将来必要になる書類を保管する練習をすることは、後で税金を節約することになります。 これらのドキュメントの概要と、それらを保持する理由を次に示します。
返品のコピー
IRSには、返品を監査する期間が限られています（通常、返品の期日から3年）。 ただし、IRSが返品を提出したことがないと考える場合、この制限は適用されません。 IRSが、あなたが提出したことがないことを示す手紙を送った場合、それを証明するのはあなた次第です。 これを行うには、申告書とともに、返品のコピーを 永久 に保管してください。 証明の種類は、返品の提出方法によって異なります。
- 紙による返品の場合：登録済みまたは認証済みの領収書、または民間配送業者（FedEx、UPSなど）からの伝票。 電子的返品の場合：返品を承認する電子メールが提出のために受け入れられました。 ファイリングにソフトウェアを使用する場合、電子メールはソフトウェアによって生成されます（たとえば、TurboTaxから電子メールが送信されます）。 有償の準備者を使用する場合は、提出物が提出のために受け入れられたことを準備者に確認するよう依頼してください。
州の所得税申告についても同様です。 ファイリングの証拠とともに、州の所得税申告書のコピーを 永久に保管し てください。
自宅用の書類
多くの人々にとって、個人の住居は最大の単一資産であり、売却されるとかなりの税額を生成できるものです。 税法では、特定の条件が満たされた場合、主たる住居の売却で最大250, 000ドル（共同申告者は500, 000ドル）の利益を認めています。 これらの条件が満たされない場合、または利益がドル制限を超える場合、課税対象の利益が生じます。 ゲインを最小化するには、家の基礎を最大化することが役立ちます。 家の代金から始まるベーシスは、追加、新しい屋根、家電製品、地下プール、造園などの資本の改善によって増加する可能性があります。
家を長く所有すればするほど、（a）販売時に得られる価格は支払った金額よりも高くなり、（b）改善のために家により多くのお金を投入する可能性が高くなります。 IRS Publication 523（執筆時点では2017年の更新は公開されていません）で領収書またはその他の支払い証明を保存する必要がある資本改善のリストを見つけます。
住宅の改善に加えて、最初の和解声明書と購入に関連する他の書類を保持します。 これにより、以下をコスト基準に追加できます。
- アブストラクト料金（タイトル料金の要約）ユーティリティサービスのインストール料金法的費用（タイトル検索、販売契約の準備、および証書の準備の料金を含む）
あなたが家を所有している限り、これらの費用の記録を保管してください。そして、あなたが販売を報告して返品を提出してから少なくとも3年間は保管してください。 ほとんどの場合、3年間はIRSがあなたの立場に疑問を投げかけることができる時間です。
不動産の取得費用
住宅の改善の場合と同様に、株式、別荘、賃貸物件、アートワークなど、他の資産に関連する記録を保持する必要があります。 繰り返しになりますが、コミッションやその他の取得費用を含め、不動産に支払った金額を知る必要があります。そうすれば、売却時に適切に利益を計算できます。 そうでない場合、納税額よりも多くの税金を支払う必要がある場合があります（IRSが申告に異議を申し立てた場合、課税基準を証明するのはあなた次第です）。
自宅に関連する記録の場合と同様に、これらの記録は、所有権を所有している限り保管し、その後、不動産の売却を報告して返品を提出してから少なくとも3年間保管してください。
注：現在、証券会社とミューチュアルファンド会社は、特定の証券（2011年以降に証券会社から取得した株など）の基礎情報を提供する必要があります。 ただし、会社を変更したり会社が合併したりして記録が失われた場合（発生した場合）に、この情報を保持するのが賢明です。
継承プロパティ
財産を相続する場合、あなたの税額は、あなたに任せた人の死亡日に財産の価値になります（ステップアップと呼ばれます）。 大規模な不動産（2018年に亡くなった人の価値が11, 180, 000ドルを超えるもの）は、連邦の不動産税申告書（フォーム706）の価値を報告しています。 小規模な地所では、たとえ連邦返還の期限がなくても、州の死亡税フォームで資産の価値を報告する必要があります。 この情報については、不動産の執行者、管理者、または個人の代表者にお尋ねください。 （新しい税法は、遺産税の基本的な除外額を約500万ドルから1, 000万ドルに倍増しました。）
そのような返品を提出する必要のない不動産の場合、価値の決定は相続人次第であり、これが資産の基礎となります。 上場証券を相続する場合は、死亡日に対する証券の価値を取得します。 不動産を引き継いだ場合は、死の時の評価を取得して、後で根拠を示すことができます。 繰り返しますが、他の財産と同様に、あなたが財産を所有している限りこの情報を保持し、さらにIRSがあなたの売却報告に疑問を呈することができる期間を保持します。
ボトムライン
記録管理は退屈で面倒に思えるかもしれません。 自分に合った記録管理システムを作成します。 電子記録を作成して、書類を簡素化します（たとえば、保存したいドキュメントをスキャンして、ラップトップのファイル、フラッシュドライブ、またはクラウドに保存します）。
実際、重要な記録のコピーをクラウドやその他の場所に保管することも重要な安全策です。 ラップトップとフラッシュドライブは、クラッシュしたり失われたりする可能性があります。 また、電子記録を使用する場合でも、念のために紙の記録も提出してください。 あなたまたはあなたの相続人が将来それらを必要とする場合、それはあなたに多くのトラブルを救うことができます。
