クライアントはW-9の情報を使用して、あなたについて登録した1099-MISCに名前、会社名、住所、納税者識別番号（TIN）を記入します。 彼らは、1099-MISCのコピーを1つIRSに送信し、別のコピーを税年末の1月下旬にあなたに送信します。
W-9の記入を求められる可能性のあるその他の状況には、次のものがあります。
- 特定の不動産取引住宅ローンの支払利息担保資産の取得または放棄個々の退職金制度（IRA）に対する債務の取消し
（その使用法の詳細について、および署名する必要がある場合 は、W-9フォームの目的を参照してください 。）
ステップバイステップの道順
フォームW-9は、記入が最も簡単なIRSフォームの1つですが、税務フォームが不安になっても心配する必要はありません。 それを完了するための適切な方法を説明します。
ステップ1：納税申告書に示されているとおりに名前を入力します。 簡単ですね。
ステップ2：ステップ1で入力した名前と異なる場合は、ビジネス名または「無視されたエンティティ」名を入力します。たとえば、個人事業主である場合がありますが、マーケティング目的では、個人名を自分の名前として使用しないでください商号; 代わりに、あなたは他の名前で「ビジネスをしています」。 ここにその名前を入力します。 無視されたエンティティ部分に関しては、それが何であるかわからなければ、おそらくあなたはそうではありません。 無視される最も一般的なエンティティタイプは、単一メンバーの有限責任会社です。
ステップ3：連邦税の分類について、あなたはどのような種類の事業体ですか：個人事業主、パートナーシップ、C社、S社、信託/不動産、有限責任会社、または「その他」。 適切なボックスをチェックします。 よくわからない場合は、おそらくあなたが唯一の所有者です。他のエンティティの1つになるには、多くの書類を提出する必要があったからです。
ステップ4：免除。 これらのボックスを空白のままにする可能性があります。 いくつかの例外があります。
1.企業などのバックアップ源泉徴収が免除されている受取人（ほとんどの場合）は、[免除受取人コード]ボックスにコードを入力する必要があります。 フォームW-9の指示には、免除される受取人とそのコード、およびこれらのコードを使用する支払いの種類が記載されています。 たとえば、利息の受け取りや配当の支払いのためにW-9に記入する企業は、コード「5」を入力します。
2.外国口座税順守法（FATCA）に基づいて報告を免除される受取人は、「FATCA報告コードの免除」ボックスにコードを入力する必要があります。 これらのボックスはいずれも、一般的な独立請負業者やフリーランサーには適用されません。
ステップ5：住所、都市、州、郵便番号を入力します。 自宅の住所が勤務先の住所と異なる場合はどうなりますか？ フォームW-9でどの住所を提供する必要がありますか？ 納税申告書で使用する住所を使用してください。 たとえば、オフィススペースを借りる個人事業主であるが、自宅の住所を使用して納税申告書を提出する場合は、フォームW-9に自宅の住所を入力して、1099と1040のフォームを照合する際に問題が発生しないようにします。 。
ステップ6：このオプションのステップでは、リクエスターの名前とアドレスを提供できます。 このボックスに記入して、納税者番号を提供した人の記録を残すことをお勧めします。
ステップ7： IRSはこのセクションをパートIと呼びます。これにより、今完了したこれらのすべてのステップが何であったかを疑問視する必要があります。 ここでは、事業の納税者番号を提供する必要があります。これは、個人事業主の場合は個人の社会保障番号（SSN）であり、別の種類の事業の場合は雇用者識別番号（EIN）です。 現在、一部の個人事業主にもEINがありますが、IRSは個人事業主がフォームW-9でSSNを使用することを好みます。 繰り返しますが、そうすることで、受け取った1099を納税申告書と照合しやすくなります。納税申告書はSSNに登録します。
あなたのビジネスが新しく、EINがない場合はどうなりますか？ それでもフォームW-9に記入できます。 IRSは、番号を申請し、TINのスペースに「申請済み」と記入する必要があると述べています。 この番号をできるだけ早く取得することをお勧めします。取得するまで、バックアップ源泉徴収の対象になるためです。 IRSのWebサイトでEINを申請できます。 バックアップの源泉徴収の詳細については、ステップ8、パートIIの以下の手順を参照してください。
ステップ8：パートIIでは、フォームW-9に署名する前に、すべての情報の真実性を証明する必要があります。 意図的に納税申告書の上に横たわると、罰金を支払うか、刑務所に行く必要があります。 IRSは混乱しません。 フォームW-9に署名する前に、偽証罪の罰則のもとで真実であると証明する必要がある声明を以下に示します：
ほとんどの納税者は予備源泉徴収を免除されています。 ここでIRSが何について話しているのかわからない場合は、おそらく免除されています。 免除されていない場合、IRSから通知されます。24％の定額で所得税を源泉徴収し、IRSに送信する必要があるため、あなたが支払う会社は知る必要があります。 、今、あなたはあなたの納税申告書をcheさないもう一つの正当な理由を知っています：あなたはそれについて将来のクライアントに話さなければならないかもしれません、そしてそれは会社にあなたについて二度考えさせるかもしれません。 項目（c）は基本的に、あなたがかつてバックアップ源泉徴収の対象になったが、もうそれ以上ではない場合、誰も知る必要がないと言っています。
あなたが居住外国人なら、あなたは明確です。 IRSはまた、以下を「米国人」とみなします。米国または米国の法律に基づいて設立または組織されたパートナーシップ、企業、会社、または協会。 国内の不動産; そして国内の信頼。 あなたのビジネスが外国のパートナーとのパートナーシップである場合、特別な規則が適用されます。 W-9を作成する手順でそれらについて読んでください。 あなたが米国市民でない場合は、代わりにフォームW-8またはフォーム8233に記入する必要があります。
おそらく、このことを心配する必要はないでしょう。これは、外国口座税務コンプライアンス法に関係しています。
署名する前にもう少しポイント
フォームW-9は、納税申告書のすべての利息と配当を報告できなかったため、現在バックアップ源泉徴収の対象となっていることをIRSから通知された場合、上記の項目2を取り消します。
不動産取引に関連してフォームW-9に記入する場合は、アイテム2を消すことができます。 この場合、項目2は適用されないため、バックアップ源泉徴収の対象になるかどうかは関係ありません。
さて、W-9の指示の細字部分を注意深く読むと、ほとんどの人がこのフォームに署名する必要がないことを示しているようです。 通常、間違ったTINを提供したことがIRSから通知された場合にのみ、署名する必要があります。 ただし、技術的なことは別として、フォームW-9に記入するように依頼した人は、署名していない場合はおそらく不完全または無効であると見なし、そうでない場合はそれらを納得させようと頑張っています。
フォームを返す
記入済みのフォームW-9を記入するよう依頼されたビジネスに返送してください。 理想的には、個人情報の盗難への露出を制限するために、直接届けるでしょうが、この方法はしばしば実用的ではありません。 メールは比較的安全と見なされます。 フォームを電子メールで送信する必要がある場合は、文書と電子メールメッセージの両方を暗号化し、メッセージを送信する前に受信者の正しい電子メールアドレスがあることをトリプルチェックする必要があります。 これを行うために無料のサービスをオンラインで利用できますが、ドキュメントを信頼する前に評判を確認してください。
ボトムライン
フォームW-9に正確な情報を提供すると、受け取った支払い、またはこのフォームを必要とする他のトランザクションがIRSに適切に報告されるようになります。 ビジネスの適切な分類など、いくつかの項目が不明な場合は、会計士または他の財務顧問に確認してください。
