企業は、独立した請負業者（フリーランサーとも呼ばれます）として雇用するベンダーから情報を取得するために、IRSフォームW-9、納税者識別番号と認証のリクエストを使用します。 事業者が税年度中に請負業者に600ドル以上支払う場合、Form 1099-MISCと呼ばれる情報リターンを使用して、これらの支払いを内国歳入庁（IRS）に報告する必要があります。 企業は、フォームW-9で提供される請負業者が提供する名前、住所、社会保障番号または納税者番号を使用して、その情報の返信を完了します。 送信者も受信者もIRSにコピーを送信しないでください。
独立請負業者を雇う企業は、従業員と同様に、所得税を源泉徴収したり、独立請負業者にメディケア税や社会保障税を支払ったりしません。 代わりに、請負業者はこれらの義務に責任を負います。 ただし、IRSは、これらの請負業者が受け取った税金を支払うために受け取った金額を引き続き知りたいので、フォーム1099-MISCを使用してこの情報を収集します。 企業はフォームW-9をIRSに送信しません。
W-9フォームの目的
フォームW-9に必要な情報
フォームW-9は、独立した請負業者の名前、事業名（異なる場合）、事業体（個人事業主、パートナーシップ、C社、S社、信託/不動産、有限責任会社、または「その他」）および事業税を要求します識別番号（または、別の納税者番号を使用しない個人事業主の場合は社会保障番号）。
また、フォームW-9は、記入する人に、バックアップ源泉徴収の対象ではないことを証明するよう依頼します。 ほとんどの納税者はそうではありませんが、そうである場合、独立請負業者を雇用する会社は、その請負業者の給与から所得税を24％の定率で源泉徴収する必要があります（2018年から2025年の税年度）。
フォームW-9には納税者番号または社会保障番号を記載する必要があるため、記入者と記入済みのフォームを受け取った会社の両方が、送信中および受領後に身元情報の盗難を防ぐために慎重にガードする必要があります
W-9に記入するべきではないとき
予期しないW-9を受け取った独立請負業者は、記入する前にheして、要求者がこのフォームを要求する正当な理由があるかどうかを調査する必要があります。 金融機関は、フォームW-9を使用して、配当や利息を報告する必要があるときに顧客に情報を要求することがあります。 ここで注意してください：金融機関は、おそらく口座を開設したときから既に納税者番号を持っているはずです。
フォームW-9に記入する前にAnotherする必要があるもう1つの状況は、そうするよう求めている会社があなたの雇用者であり、あなたが独立した請負業者ではなく従業員として分類されることになっている場合です。 その違いは大きい。
従業員または独立請負業者？
あなたが従業員の場合、雇用主は所得税を源泉徴収し、社会保障税とメディケア税を源泉徴収し、賃金に失業税を支払います。 あなたが独立した請負業者であれば、それはしません。 つまり、雇用主の社会保障税とメディケア税の負担に責任を負い、解雇された場合は失業補償の対象にはなりません。
悪徳な、または財政的に苦労している雇用主は、お金を節約するために従業員を独立請負業者として分類しようとするかもしれません。 あなたが独立した請負業者として分類されている場合、雇用主の税金「貯蓄」は自営業税としてあなたのポケットから出てきます。 また、年に4回、推定税額を計算して支払い、年次納税申告書を提出するときにスケジュールCに記入する責任を負います。
労働者が従業員であるか独立した請負業者であるかは必ずしも明確ではありませんが、一般に、労働者が何をするか、どのように行うかをビジネスが管理するほど、従業員である可能性が高くなります。 あなたを雇った人があなたに独立した請負業者を呼ぶときにあなたのSpidey感覚がチクチクし始めたら、それは良い兆候であり、あなたは状況をさらに調査する必要があります。 2つの違いについてのIRSの議論を確認することから始めます。 従業員の場合、フォームW-9ではなく、フォームW-4に記入する必要があります。
雇用主が従業員から独立した請負業者にあなたのステータスを合法的に変更できる場合の例を次に示します。 あなたはコンピュータープログラマーであり、月曜日から金曜日の午前9時から午後6時までオフィスに来る必要があります。 会社はデスクとコンピューターを提供します。
来月から、コンピューターを提供する必要があります。 自宅や希望する遠隔地から仕事をすることができます。スケジュールどおりに課題が完了し、仕事関連の電話やメールに時間通りに応答する限り、いつでも好きな時間に仕事を完了できます。
W-9よくある質問
バックアップ源泉徴収の対象かどうかを知るにはどうすればよいですか？
IRSから、強制的な源泉徴収の対象であることを通知する手紙が送られましたか？ これは、以前の納税申告書ですべての利息と配当を報告しなかった場合に発生した可能性があります。 この手紙を受け取っていない場合、およびフォームW-9の申請者に納税者番号を提供した場合、予備源泉徴収の対象にはなりません。 バックアップ源泉徴収の対象となる場合は、提出する前にフォームW-9のパート2の項目2を取り消してください。
フォームW-9を送信する最も安全な方法は何ですか？
別のオプションは、FedEx、UPS、郵便サービスなどのサービスを介して送信することです。ただし、送信中にフォームが紛失、盗難、または改ざんされないという保証はありません。
また、フォームを安全に送信した場合でも、受信者がフォームを安全に保存する保証はないため、事前に問い合わせてください。
私のビジネスは免除されたエンティティですか？
あなたが個人事業主であれば、おそらくそうではありません。 法人の場合、IRS免税ステータスの資格がある場合、可能性があります。
雇用主識別番号（EIN）と社会保障番号の両方を持っています。 フォームに入力する番号は？
フォームW-9の記入を拒否できますか？
承知しました。 正当なリクエストに応じて拒否した場合、クライアントは24％のレートで給与から税金を源泉徴収します。 また、経理部はあなたに苦痛を感じ、連絡先にあなたとのさらなる取引を拒否するように言うかもしれません。 企業は、年間600ドル以上を支払った人から記入済みのフォームW-9を取得するというIRSからの大きな義務を負っています。 従わない場合、罰金が科せられる可能性があります。
クライアント以外に、フォームW-9の記入を求められる人はいますか？
銀行、証券会社、借りている債務をキャンセルした貸出機関、またはあなたが勝った賞の発行者がすべて尋ねるかもしれません。 「12 Days of Giveaways」プロモーション中に「Ellen」のゲストであり、トークショーのプロデューサーがあなたが出発する前にW-9に記入するように頼む場合、リクエストは正当であると仮定しても安全です。 応募した覚えのないコンテストで賞品を獲得したというメールを受け取った場合、その人にW-9を与えたくないかもしれません。
W-9フィッシング詐欺に注意してください。 フォームW-9の電子メールリクエストを受信し、それが正当なものであるかどうかわからない場合は、想定される送信者に電話で連絡し（疑わしい電子メールに電話番号を使用しないでください）、リクエストが有効かどうかを尋ねます。 攻撃者は洗練されており、メッセージを銀行やクライアントから送信されたように見せることができます。 また、IRSからメールを受け取った場合、それは間違いなくフィッシングの試みであり、そのメールを[email protected]に転送する必要があります。 IRSは納税者とのメールによる連絡を開始しません。
ボトムライン
W-9フォームは、フリーランサーとも呼ばれる独立した請負業者向けです。 フォームに正しく記入することが重要です。ただし、送信するのに適切なフォームであり、リクエストが正当であることが確実な場合のみです。
